Qu’est-ce que la cartographie de données ?

À l’air du Big Data, les données de l’entreprise sont de plus en plus disséminées. Il est important de pouvoir visualiser l’ensemble de ces données afin de mieux comprendre les tendances, les modèles et les domaines à améliorer. En ce sens, la cartographie des données est un outil essentiel pour toute entreprise qui souhaite tirer le meilleur parti de ses données. Il s’agit également d’un élément clé de la mise en conformité RGPD. Dans cet article, nous vous parlons de la cartographie des données, de son importance et de comment la mettre en place.

 

La cartographie de données : définition

 

Dans sa forme la plus simple, la cartographie des données est le processus qui consiste à créer une représentation visuelle des données de votre entreprise. La cartographie des données peut être réalisée manuellement ou à l’aide d’un logiciel. Elle permet d’identifier où se trouvent les données, comment elles sont structurées et comment on peut y accéder. Elle permet également de visualiser les données afin qu’elles soient plus facilement comprises et utilisées.

Considérons un ensemble d’informations comprenant une liste de personnes et leurs coordonnées. La liste contient le nom, l’adresse, la ville et le code postal de chaque personne. Envisagez également un deuxième ensemble d’informations comprenant une liste de personnes et leurs préférences musicales. Cette liste comprend l’auditeur, l’artiste, le titre de l’album et le nom de la chanson pour chaque auditeur. Les listes sont indépendantes, quelque peu liées, mais distinctes.

Supposons que vous vouliez créer une liste de diffusion de personnes qui aiment un artiste particulier. Vous ne pouvez pas obtenir ces informations facilement car il n’existe pas de moyen direct de relier un ensemble d’informations à un autre. La solution consiste à créer une correspondance entre le nom dans le premier ensemble d’informations et l’auditeur dans le deuxième ensemble d’informations. La spécification de la relation correspond à ce qu’on appelle la cartographie de données.

À partir de là, il suffit de rechercher l’ensemble des informations connexes ou combinées pour tous les auditeurs de la liste qui aiment cet artiste particulier.

Nous donnons là un exemple simple, mais la solution de cartographie de données s’applique à tous types de données. Elle peut être utilisée pour créer des rapports personnalisés, pour suivre les changements dans le temps et pour identifier des modèles et des tendances. En bref, il s’agit d’un outil puissant qui peut aider les entreprises à optimiser l’utilisation de leurs données et à prendre de meilleures décisions concernant leurs produits, leurs services et leurs stratégies de marketing.

 

Pourquoi faire une cartographie des données ?

 

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations choisissent de faire une cartographie des données.

La cartographie des données peut aider à améliorer la qualité des données en identifiant les incohérences et les erreurs dans les données. Elle peut aussi aider à améliorer la gouvernance des données en donnant un aperçu clair de la façon dont les données sont utilisées et partagées au sein de l’organisation. De plus, la cartographie des données peut aider à améliorer l’efficacité des processus en identifiant les possibilités d’automatisation et de rationalisation. Enfin, la cartographie des données peut aider à soutenir la prise de décision en donnant un aperçu des tendances et des modèles dans les données.

Vous l’aurez compris, le mappage des flux de données peut apporter de nombreux avantages aux organisations afin de mieux utiliser et tirer parti de leur données. Il s’agit aussi d’une obligation pour assurer la mise en conformité de son entreprise avec le RGPD. On vous en parle plus loin dans cet article.

 

Comment réaliser une cartographie des données ?

 

Pour réaliser une cartographie des données, vous devez suivre un certain nombre d’étapes bien définies :

• Définissez le type de données que vous souhaitez cartographier et collectez-les : C’est la première chose que vous aurez à faire car cette étape vous donne la possibilité d’identifier les différentes sources de données. Vous devez rechercher les données dont vos collaborateurs ont besoin pour mener à bien leur travail.
• Tracez les liens entre les données : Vous devez par la suite réaliser un schéma relationnel entre les différentes données à votre disposition. Cela vous aidera à comprendre comment la gestion des données de l’entreprise est effectuée et les implications de chaque source de données.
• Analyser les relations entre les données : Vous pouvez commencer à faire des conclusions et des prédictions en fonction des relations qui se dessinent entre les différents ensembles de données. Vous pouvez maintenant utiliser ce que vous observez pour apporter de la valeur à votre entreprise.

Pour la mise en place d’une cartographie de données, vous pouvez utiliser différents outils selon la taille et la portée du projet. Ainsi, cela peut aller d’une simple feuille de calcul pour les petits projets jusqu’à l’utilisation de logiciel permettant de visualiser les données en détails et en trois dimensions, pour les grands projets. Il peut être intéressant de faire appel à des spécialistes pour vous accompagner dans cette démarche.

Quelle que soit la méthode utilisée, quelques éléments clés doivent être inclus dans chaque carte de données. Il s’agit notamment d’une légende, qui explique ce que représentent les différents symboles de la carte, des étiquettes, qui identifient les différents points de données, et de l’échelle, qui indique la taille relative de chaque point de données. En incluant ces éléments, il sera plus facile de créer une carte de données précise et informative.

Une fois que vous avez réalisé votre cartographie des données, vous pouvez dès lors avoir une vue d’ensemble sur l’entreprise.

 

RGPD et cartographie des données

 

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) est un ensemble de réglementations que les États membres de l’Union Européenne doivent mettre en œuvre afin de protéger la confidentialité des données numériques. La cartographie de données est l’une des dispositions clés permettant de se conformer au RGPD. En effet, il est obligatoire pour les entreprises de cartographier toutes les données personnelles qu’elles collectent, traitent et stockent. En prenant cette mesure, les entreprises peuvent protéger les données personnelles de leurs clients et s’assurer qu’elles sont conformes au GDPR.

Dès lors qu’une inadéquation aux dispositions légales régissant le traitement des données est constatée, elles doivent être notées et cartographiées. De la sorte, elles pourront être corrigées et identifiées dans la phase ultérieure d’analyse des risques liés aux opérations individuelles de traitement des données.