Pourquoi passer au Master Data Management (MDM) ?

Le Master Data Management est nécessaire pour toute entreprise désireuse d’améliorer la cohérence et la qualité de ses données principales. Ainsi, une entreprise avec un solide MDM prendra mieux en charge les données clients, fournisseurs, produits, afin d’économiser en temps et en ressources dans ses transactions.

Qu’est ce que le Master Data Management (ou gestion de données de références) ?

Dans certaines grandes organisations, les données circulent entre de très nombreux départements et services et sont mises à jour à chaque niveau. Parfois on ne sait plus quelle valeur doit prendre une donnée, tant elle a été modifiée. Le Master Data Management est là pour résoudre ce problème.

Définition d’une donnée de référence

Une donnée de référence encore appelée Master Data est une donnée stratégique pour le fonctionnement de votre entreprise que vous avez à votre disposition. Il existe différents types de données de références selon votre activité. Par exemple, les informations sur vos produits, vos clients, vos fournisseurs, vos factures, vos promotions, sont des données de références. En effet, elles sont vitales pour le bon fonctionnement de votre entreprise.

Définition du Master Data Management (Gestion de données de Références)

Le Master Data Management (MDM) est constitué de l’ensemble des outils et techniques qui permettent de stocker, traiter et diffuser les données de références dans une organisation. Il vous permet d’identifier, classer et centraliser la gestion des données les plus importantes pour votre entreprise. 

Ainsi, le département Marketing ne pourra plus modifier les informations d’un client par exemple, sans que les autres services ne soient au courant. Un bon plan de Master Data Management vise l’unicité des données, de sorte que le travail dans toute l’entreprise porte sur des données harmonisées et cohérentes. 

Par exemple, on a souvent vu des cas dans lesquels le client a changé d’adresse, le service client le sait, mais pas le service des livraisons. Les professionnels en charge du Master Data Management sont des Master Data Managers.

À quoi sert le Master Data Management ?

Voici les rôles d’un système de gestion des données de référence :

• Définir toutes les données de référence de l’entreprise
• Mettre sur pied un système de collecte et de validation de ces données
• Organiser la circulation de ces données entre les différentes applications logicielles de l’entreprise et les différents départements et services
• Diffuser les données vers les sites internet, applications mobiles, plateformes EDI
• Regrouper toutes les Master Data au sein du même fichier, appelé Master File et contrôler les accès

Utiliser un MDM dans la gestion quotidienne de votre entreprise vous évitera d’énormes pertes de temps dans la gestion des procédures administratives. Vous pouvez définir des données qui ne seront manipulées que par un seul service de votre entreprise. Mais lorsque l’entreprise s’agrandit, les interactions entre les services sont plus grandes.

Afin d’éviter un mélange confus de données entre des dizaines de services, il vaut mieux créer un système centralisé géré par des professionnels de la gestion des données. Ils définissent les données que votre entreprise doit considérer comme stratégiques. Ensuite ils mettront sur pied des techniques pour les collecter et les valider. 

Le MDM traite les Master Data et s’assure qu’ils soient consultables et modifiables uniquement par ceux qui en ont le droit. C’est à ça que sert un système de gestion des données de référence.

Comment réussir son projet de Master Data Management ?

Déployer un système de Master Data Management se fait selon la taille de l’entreprise, de ses besoins et de la complexité de ses opérations. Si vous êtes déjà une grande entreprise effectuant de nombreuses opérations, votre MDM risque de coûter plus cher que celui d’une startup par exemple.

Avant de commencer, veillez à définir : 

• Ce que vous attendez de votre MDM
• La raison pour laquelle vous avez décidé d’investir dans un MDM
• Toutes les données que vous considérez comme des données de référence
• Les processus de collecte, de traitement et de diffusion de ces données. S’il y a des données qui n’étaient manipulées que par certains services, précisez-les.
• Tous les processus internes de votre entreprise
• Le budget alloué à la mise en place de votre MDM

Ne reposez pas trop votre Master Data Management sur les machines ou les logiciels, car les personnes qui utilisent le système d’information de votre entreprise sont tout aussi importantes pour la réussite du projet. Pour commencer votre projet de MDM, accompagnez-vous d’experts qui pourront vous aidez à choisir parmi l’un des modes d’implémentation ci-dessous et le mettre en oeuvre :

• Architecture de registre ou MDM d’enregistrement : Il crée un index unifié de données de référence à des fins analytiques sans modifier aucune des données dans les systèmes sources individuels. C’est l’architecture MDM la plus légère. Elle identifie les données en double dans les différents systèmes et les unifie dans le registre.
• Architecture ou MDM de consolidation : Ici, l’ensemble de données de référence sont extraits de divers systèmes sources et consolidés dans le hub MDM. Cela crée un référentiel centralisé de données de base cohérentes utilisé pour le Business Intelligence. Cependant les systèmes opérationnels continuent d’utiliser leurs propres données de référence pour le traitement des transactions.
• Architecture ou MDM de coexistence : Ce MDM crée aussi un ensemble consolidé de données de base dans le hub MDM. Mais les modifications apportées dans ce hub se répercutent dans les systèmes sources afin d’unifier les données.
• Architecture ou MDM transaction : C’est le système le plus unifié. Il déplace toute la gestion et la mise à jour des données de référence vers le hub MDM central, et publie les modifications de données sur chaque système source. Il offre le plus haut niveau de contrôle de l’entreprise.

MDM : Quels sont les enjeux pour les entreprises ?

Le MDM est une solution pratique et intéressante pour votre entreprise. Ses avantages sont nombreux.

Les avantages du MDM

Avec un bon MDM, la qualité des données que votre entreprise manipule est meilleure. En plus, vous gagnez beaucoup de temps dans vos opérations quotidiennes. Vous pouvez investir ce temps pour satisfaire davantage vos clients.

Avec des données plus cohérentes et non redondantes, vous pouvez prendre de meilleures décisions plus rapidement. Vous avez la réduction des coûts de fonctionnement de l’entreprise, des livraisons plus rapides et moins coûteuses, des investissements mieux placés et plus rentables, une expérience client optimisée… Les avantages sont sans fin et s’opèrent sur le long terme.

Quels risques pour une entreprise qui n’applique pas le MDM ?

Le risque le plus courant pour une entreprise qui ne contrôle pas ses Master Data c’est la perte d’efficacité opérationnelle. Des tâches qui pouvaient prendre une heure en prennent dix par exemple.

Ensuite, il y a la fraude. Lorsque vous avez des sources de données différentes, c’est plus facile de tromper le directeur des affaires financières, et même le directeur général lors du partage de données.

Enfin, votre entreprise ne pourra pas évoluer rapidement car avec de nouvelles données, la complexité de gestion augmentera et la prise de décision sera plus complexe.